La schedatura degli attrezzi e degli strumenti presenti all'interno dei musei pubblici e delle raccolte private si è articolata in una serie di operazioni tra loro in successione:

a) esame delle raccolte esistenti;
b) raccolta degli inventari esistenti;
c) verifica degli inventari esistenti;
d) selezione degli oggetti da schedare;
e) ricerca e intervista agli informatori;
e) rilievo fotografico degli oggetti;
f) schedatura e informatizzazione;
g) confronto con il sistema di schedatura Sirpac della Regione Marche dei dati.

Ciascuna di queste fasi, pur potendo considerarsi autonoma, richiede però sempre un continuo confronto con tutte le altre in modo da correggere gli errori riscontrati e, work in progress, migliorare la qualità finale dei documenti elaborati.

In questo progetto, dopo aver esaminato gli inventari esistenti e la loro corrispondenza con quanto effettivamente conservato, si è proceduti ad una selezione del materiale esistente (pari a circa un migliaio di pezzi, molto variabili per forme, materiali e stato di conservazione, ma omogenei per tipologia e provenienza geografica) giungendo alla compilazione delle schede riportate nell'elenco seguente.

Indice delle schede compilate durante il lavoro di schedatura
(le schede visionabili sono quelle con testo sottolineato)